Häufige Fragen (FAQ) zur Lohn- und Gehaltsabrechnung*

Wir haben weitere Fragen und Antworten zu allgemeinen Themen.

Welche Unterlagen und Informationen benötigen Sie von mir für die Lohnabrechnung?

Für die Lohnabrechnung benötigen wir neben allgemeinen Informationen zu Ihrem Unternehmen folgende Unterlagen und Informationen:

  • Betriebsnummer (falls vorhanden)
  • Schreiben zur Mitgliedschaft der Berufsgenossenschaft (falls vorhanden)
  • Aktuelle Personalfragebögen
  • Arbeitsverträge
  • Versicherungsunterlagen (falls vorhanden)
  • Krankheitszeiten und sonstige Ausfallzeiten
  • Weitere Dokumente, die in irgendeiner Form mit dem Arbeitsverhältnis und dem Entgelt zusammenhängen.

Diese Dokumente sind notwendig, um eine korrekte Lohnabrechnung durchführen zu können. Im Rahmen unserer Zusammenarbeit teilen wir Ihnen genau mit, welche Unterlagen und Informationen wir von Ihnen benötigen.

Stellen sie mir Personalfragebögen bereit?

Ja, selbstverständlich stellen wir Ihnen jederzeit aktuelle Personalfragebögen zur Verfügung.

Kann ich auch eigene Personalfragebögen benutzen?

Ja, auf Grundlage unserer Personalfragebögen können Sie gerne eigene Formulare entwerfen. Wichtig ist dabei, dass Ihre Personalfragebögen mindestens die gleichen Informationen wie unsere enthalten.

Kann ich meine Dokumente und Unterlagen digital einreichen?

Ja, wir betreiben ein eigenes Portal zum Datenaustausch und bieten auch die Kommunikation über verschlüsselte E-Mails mittels PGP. Siehe Datenaustausch.

Melden Sie neue Mitarbeiter automatisch bei den Krankenkassen an?

Ja, nachdem wir neue Mitarbeiter in unserem System erfasst haben, erfolgt die automatische Anmeldung bei den Krankenkassen. Falls erforderlich, werden auch Sofortmeldungen versendet.

Erstellen Sie Sofortmeldungen?

Ja, wir erstellen Sofortmeldungen zu unseren normalen Geschäftszeiten. Sollten Sie außerhalb dieser Zeiten sehr kurzfristig eine Sofortmeldung benötigen, können Sie diese selbst über das SV-Meldeportal der ITSG erstellen und übermitteln. Beachten Sie bitte, dass eine vorherige Registrierung für die Nutzung des Portals erforderlich ist.

Übernehmen Sie auch die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt?

Ja, selbstverständlich übernehmen wir auch die Meldungen an die Sozialversicherung und das Finanzamt.

Was passiert, wenn ich eine Lohnabrechnung korrigieren muss?

Das ist kein Problem. Wir können bis einschließlich Januar des vorletzten Jahres nachberechnen. Voraussetzung ist jedoch, dass der zu korrigierende Zeitraum ursprünglich von uns abgerechnet wurde.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter krank wird?

Wenn ein Mitarbeiter krank wird, teilen Sie uns bitte den Zeitraum der Krankschreibung mit. Wir kümmern uns um die weiteren Schritte – von der Meldung der eAU bis zur Erstattung der Lohnfortzahlung durch die Krankenkasse.

Übernehmen Sie auch Abrechnungen bei Kurzarbeit?

Ja, selbstverständlich übernehmen wir auch die Abrechnungen bei Kurzarbeit.

Erstellen Sie auch Bescheinigungen für Mitarbeiter?

Natürlich erstellen wir auch Bescheinigungen. Viele davon können wir aufgrund der uns vorliegenden Informationen erstellen - für andere benötigen wir jedoch Ihre Mithilfe.

Können meine Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen selbst abrufen?

Ja, AGENDA bietet ein Personal-Portal, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Gehaltsabrechnungen jederzeit selbst abzurufen. Die Nutzung dieses Portals ist optional - Ihre Mitarbeiter müssen der Nutzung zustimmen.

Können sie Mitarbeiter Kostenstellen zuordnen?

Ja, dies ist überhaupt kein Problem. Auch eine prozentuale Aufteilung auf mehrere Kostenstellen ist möglich. Der Buchungsbeleg, den Sie von uns erhalten, spiegelt diese Aufteilung klar wider, sodass die Personalkosten in Ihrer Buchhaltung auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden.

Können Sie die Gehaltszahlungen für mich übernehmen?

Wir übernehmen nicht die eigentliche Ausführung der Gehaltszahlungen, stellen Ihnen jedoch alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit Sie die Zahlungen korrekt und fristgerecht vornehmen können. Auf Wunsch stellen wir Ihnen Sammelzahlungen bereit. Für die eigentliche Zahlung sind Sie jedoch selbst verantwortlich.

Unterstützen Sie mich auch bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung?

Ja, selbstverständlich unterstützen wir Sie bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Rentenversicherung. Wir stehen Ihnen zur Seite, helfen bei der Bereitstellung der notwendigen Unterlagen und übernehmen gerne die Kommunikation mit dem Prüfer bzw. der Prüferin.

Ich habe nur einen Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin. Würden Sie trotzdem für mich tätig werden?

Die Anzahl der Mitarbeiter spielt für uns keine Rolle. Wir betreuen gerne auch Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter und rechnen für Sie genauso zuverlässig ab.

Beraten Sie auch zu arbeitsrechtlichen Fragen?

Leider können wir keine rechtliche Beratung anbieten. Für arbeitsrechtliche Fragen empfehlen wir, sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu wenden.